Hiện nay, các phân hệ của ERP là một trong những thành phần chủ chốt giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình quản trị. Các thành phần trong ERP đều đảm nhiệm những tính năng và vai trò khác nhau. Do đó để hiểu rõ về ERP, lựa chọn được giải pháp phù hợp với quy mô cũng như nhu cầu sử dụng, bạn đọc hãy cùng ECXO Agency theo dõi những thông tin cơ bản ngay sau đây.
Các phân hệ của ERP là gì
Các phân hệ của ERP là tập hợp những bộ phận với các chức năng riêng biệt, có khả năng cung cấp dữ liệu phục vụ nhu cầu riêng cho từng phòng ban trong công ty. Sau khi được tích hợp, dữ liệu khi truy xuất sẽ được đồng bộ hoàn toàn mà không bị ảnh hưởng ngay cả khi có thành phần khác được thêm vào.
Điều này đồng nghĩa rằng, mọi thay đổi hay cập nhật đều được thực hiện đồng thời, chính xác, nhất quán, đáng tin cậy. Điều này đảm bảo rằng công ty có thể hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất cao trong mọi khía cạnh hoạt động.
Hiểu đơn giản, nếu xem ERP là một bộ công cụ thì từng bộ phận trong tổ hợp con này chính là tua vít, cờ lê, búa…. mỗi công cụ đều có vai trò và tính năng cụ thể. Khi kết hợp chúng cùng nhau, chúng tạo nên một hệ thống toàn diện & mạnh mẽ để giám sát quy trình kinh doanh cho một tổ chức.
Tuy đem tới những lợi ích khác nhau, nhưng nhìn chung các bộ phận trong ERP đều có khả năng đáp ứng nhu cầu về dữ liệu (chuẩn hóa, đồng nhất, phân tích & dự báo), hỗ trợ lên kế hoạch, kiểm soát quy trình một cách chuyên nghiệp.
Phân hệ ERP có vai trò như thế nào
Phân hệ ERP đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý các thông tin và tối ưu hóa quy trình hoạt động của nội bộ công ty. Mỗi hệ thống phụ có mỗi vai trò khác nhau và tập trung vào những lĩnh vực riêng biệt sẽ giúp doanh nghiệp:
- Nâng cao hiệu quả hoạt động
Các hệ thống phụ này sẽ tự động hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình thực hiện. Đồng thời, vì quy trình được tự động hóa nên các dữ liệu sẽ luôn được cập nhật liên tục một cách chính xác nhất, hỗ trợ cho quá trình đưa ra quyết định, giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, vì có khả năng liên kết giữa các bộ phận khác nhau từ đó giúp tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận khác nhau trong công ty, điều này sẽ giúp tổ chức giảm thiểu đáng kể những sai sót có thể xảy ra khi hành động riêng lẻ.
- Giảm chi phí
Trong quá trình thực hiện, vì được thiết lập các tính năng trong việc tự động hóa và hợp lý hóa công việc, giúp tự động thực hiện những việc lặp đi lặp lại thủ công gây tốn nhiều thời gian và loại bỏ những thao tác dư thừa sẽ giúp công ty giảm đi đáng kể chi phí vận hành. Hơn nữa, việc tối ưu hóa dữ liệu cho từng bộ phận khác nhau trong quá trình thực hiện sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên, tránh tình trạng lãng phí.
- Cải thiện khả năng ra quyết định
Các hệ thống phụ cung cấp những dữ liệu thống nhất được cập nhật liên tục từ nhiều bộ phận khác nhau trong nội bộ tổ chức. Do đó, sẽ giúp nâng cao khả năng phân tích và dự đoán những xu hướng trong tương lai, điều này hỗ trợ đáng kể trong quá trình đưa ra những quyết định quan trọng dựa trên dữ liệu thực tế một cách nhanh chóng và ít sai sót hơn.
Các phân hệ ERP được sử dụng khi nào
Việc sử dụng các phân hệ ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần thiết sử dụng các tổ hợp con này mà phải tùy vào nhu cầu và đặc thù của từng đơn vị. Nhưng nhìn chung thì một số trường hợp nên sử dụng có thể kể đến như sau:
- Gặp vấn đề trong việc quản lý
Như đã biết, đây là bộ công cụ cung cấp một hệ thống các công cụ thống nhất hỗ trợ cho việc quản lý hầu như tất cả các khía cạnh của tổ chức trong quá trình hoạt động từ tài chính, kế toán đến bán hàng. Do đó, ban lãnh đạo của công ty có thể dễ dàng theo dõi và giám sát tất cả các hoạt động đang được thực hiện trong nội bộ công ty và nắm bắt tình hình theo thời gian thực. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Khi doanh nghiệp đang phát triển
Hoạt động chính của công cụ này là lưu trữ, phân tích và báo cáo các dữ liệu chuyên sâu của tổ chức, từ đó nhà quản lý có thể nhìn nhận và đánh giá tổng quan tình hình hoạt động, giúp đưa ra những quyết định sáng suốt dựa trên những dữ liệu này. Từ đó, tăng khả năng thích ứng của tổ chức trên thị trường và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững, lâu dài bởi có nền tảng quản lý minh bạch, hiệu quả.
- Muốn tăng cường khả năng kiểm soát
Việc kiểm soát giúp đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và hợp pháp. Khi sử dụng những tổ hợp con này, các nội dung sẽ được thể hiện một cách chính xác và trực quan, từ đó công ty có thể theo giỏi cũng như giám sát các nội dung liên quan đến chi phí, ngân sách, và các nội dung liên quan khác, giúp đảm bảo tính phù hợp với quy định của pháp luật.
Các module trong ERP cần thiết cho doanh nghiệp
Các module trong ERP này được ví như những bộ phận nhỏ với các chức năng riêng biệt nhưng lại liên kết chặt chẽ với nhau nhằm quản lý một lĩnh vực cụ thể trong đơn vị và sẽ được xác định tùy theo các tổ hợp con để phục vụ cho nhu cầu của từng phòng ban. Một số module cần thiết cho tổ chức gồm:
- Tài chính – Kế toán
Có thể nói, đây chính là một trong những module tiền đề và là nguồn lực quan trọng nhất cho mọi công ty. Chính vì vậy, các thành phần này được ưu tiên lựa chọn. Qua đó, nhà quản trị hiểu hơn về tình trạng hiện tại và có được những dự đoán chính xác về tài chính trong tương lai.
Các tính năng hữu ích người dùng có thể kể sở hữu như giám sát vấn đề về thu chi, chuỗi cung ứng, nhân sự cũng như lưu trữ, báo cáo tài liệu chính gồm bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán, thuế…. Ngoài ra, nhà quản trị có thể tự động hóa nhiều nghiệp vụ quan trọng. Từ đó, tối ưu được thời gian, công sức nhập liệu thủ công có khả năng xây dựng chính xác hơn cho kế hoạch trong tương lai.
- Quản lý nhân sự
Nhân sự là một trong nhiều yếu tố cốt yếu, có thể nói cong ty chỉ mạnh khi khâu quản trị nhân sự chặt chẽ. Chính vì lý do đó, việc sở hữu module trong công cụ ERP chứa tính năng trên là vô cùng thiết yếu.
Với mô đun này, bộ phận nhân sự nhanh chóng giải quyết được nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng…Đặc biệt, một trong những tính năng nổi bật phải kể tới đó là khả năng tối ưu hóa trong việc theo dõi lương. Hơn nữa, các bộ phận này còn giúp mỗi nhân viên theo dõi lương dễ dàng bằng tính năng tự động thanh toán lương hàng tháng, rà soát phiếu lương, phản hồi nhanh chóng khi có sai sót.
- Quản lý kho vận
Hàng tồn kho luôn bao gồm nhiều mẫu mã đa dạng và số lượng không đồng nhất. Do đó kiểm soát hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, lấy đi khá nhiều thời gian cùng công sức cho nhà quản trị. Để giải quyết vấn đề này, sử dụng các công cụ quản lý kho vận là một giải pháp tối ưu nhất.
Chức năng chính của module là phân nhóm & lưu trữ dựa vào thuộc tính, cấu trúc, số hiệu lô, serial… mỗi sản phẩm vào BarCode/ QR Code. Chỉ với thao tác quét mã, người sử dụng sẽ nhanh chóng nắm bắt được toàn bộ thông tin – số lượng hàng hóa, nhập/ xuất kho nhanh chóng & tiết kiệm được thời gian xử lý đơn hàng. Đặc biệt, việc giám sát kho vận hiệu quả cũng giúp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất làm việc.
- Quản lý bán hàng
Dựa vào khả năng tạo file PDF báo giá một cách chuyên nghiệp, tự động tạo ra bản hợp đồng nhằm theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng theo thời gian đã quy định. Đặc biệt, đối với hầu hết hợp đồng thỏa thuận theo chu kỳ/ thuê bao, module này còn tích hợp tính năng tự động thông báo cho nhà điều phối về thời gian cần gia hạn.
Bên cạnh đó, với nghiệp vụ trong bán hàng, các module của ERP này còn tự động thiết lập báo cáo, thống kê công việc liên quan. Từ đó giúp nhà điều phối nhanh chóng nắm bắt tình hình và có những điều chỉnh nghiệp vụ hợp lý hơn.
Lựa chọn các thành phần của ERP sao cho phù hợp
Để các thành phần của ERP hoạt động một cách hiệu quả, cần phải tìm hiểu cách lựa chọn sao cho phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn đọc hãy lưu lại ngay 4 tiêu chí quan trọng mà ECXO Agency chia sẻ ngay sau đây:
- Phạm vi chức năng: cần trả lời những câu hỏi như “nhu cầu hướng tới là gì?”, “Mục tiêu khi sử dụng các mô đun của ERP như thế nào”…
- Tính đa dạng linh hoạt: cần đảm bảo hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu đặc thù có thể tùy chỉnh dữ liệu, giao diện khi cần thiết.
- Tính bảo mật: Song song với mô đun và độ tiện dụng, tính bảo mật hệ thống cũng là một yếu tố quan trọng. Tổ chức cần chắc chắn về tiêu chuẩn bảo mật cũng như quy định hiện hành hệ thống.
- Tính khả dụng – giá cả: Để có được những trải nghiệm tốt nhất và sự hỗ trợ từ cộng đồng, người dùng nên xem xét tới tính phổ biến. Đồng thời, trong quá trình lựa chọn, cần đảm bảo ngân sách cho hệ thống phải phù hợp với lợi ích nhận được.
Có thể thấy, các phân hệ của ERP vô cùng đa dạng, phong phú & hợp với mọi nhu cầu sử dụng. Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đọc đã hiểu hơn về định nghĩa, vai trò của các thành phần ERP và lựa chọn được các module phù hợp với doanh nghiệp.
